Gestion de participants pour un événement – les bons conseils

Gestion de participants à un événement Ideal Meetings & Events

Gestion de participants à un événement

Gestion de participantsLa gestion de participants à un événement est crucial dans la réussite du projet. Quelque soit la nature, le lieu ou bien la taille d’un événement, il est avant tout très important de privilégier le confort de ses invités. Au premier abord, cela semble logique. Mais d’un point de vue logistique, ce n’est pas une mince affaire !


Que l’on ai une grande expérience dans le domaine ou non, la gestion des participants à un événement reste néanmoins la partie la plus difficile à gérer.

La planification, l’organisation et la tenue d’un MICE, congrès ou de journées de travail, peut s’avérer une expérience décourageante, même pour des personnes averties.
Il est important de penser que nous ne sommes jamais à l’abris de déconvenus. Une mauvaise gestion du vestiaire, un accès à Internet rompu et c’est le stress assuré ! Une erreur de coordination nuira non seulement à la réputation de son organisateur mais plus grave encore, à celle de l’entreprise.

Mais que l’on se rassure, des outils et l’aide de professionnels expérimentés peuvent permettre de faire face à ce genre d’inquiétude.

C’est donc la raison pour laquelle, la gestion de participants ne doit pas être négligée mais anticipée !

Gestion de participants

La gestion de participants

Avant d’engager toutes procédures, il y a une multitude de points et questions stratégiques à aborder.

 

Il vous faudra vous poser ces interrogations pour la gestion des participants

Gestion de participants à un événement : La manifestation que je souhaite organiser, est-elle de petite, moyenne ou de grande envergure ?

Gestion de participantsAfin que tous vos invités soient présents, il est bien sûr primordial de les convier à votre événement. Aujourd’hui, il existe de nombreux moyens de communication peu complexes et peu onéreux. Pour une convention de 300 personnes par exemple, il peut être envisageable et préférable d’envoyer un message d’invitation par e-mail, puis de créer un accès en ligne aux inscriptions. Quant l’effectif est plus restreint, il peut être plus sympathique et personnalisé, d’envoyer à vos invités un carton d’invitation avec un coupon de retour.

Bien sûr, ce ne sera pas la solution pour diffuser des informations pour lesquelles, le contact direct entre participants est décisif. Que ce soit pour des raisons professionnelles, de formation ou de réseautage, dans le cas d’une organisation complexe avec une nécessité de collecte d’informations complexes, cela vous sauvera du temps du stress et vous évitera beaucoup de perte de données.

Gestion de participants à un événement : Mes invités ont-ils des besoins particuliers ?

Comme nous le précisions en introduction, le plus important est de privilégier le confort de ses invités ! Une bonne considération de vos invités ne sera qu’appréciée et c’est à ce moment que vous en ferez le bénéfice. Lors du processus d’invitation, il est très important et presque obligatoire de se renseigner sur les besoins spécifiques de ses invités. Si lors de votre événement par exemple, un repas est organisé, renseignez-vous sur les restrictions alimentaires éventuelles afin d’en informer le Chef ou le traiteur. L’accès à un ascenceur dans les locaux pourrait être utile et apprécié en cas de présence de personnes handicapées.

Gestion de participants à un événement : Comment optimiser l’accueil de mes invités le jour de mon événement ?

Le jour J, les participants ont toujours tendance à arriver par vagues et en masse ! Et comme par hasard, la majorité d’entre eux arrivent toujours quelques minutes avant le début de l’événement. Bien évidemment, vous ne souhaiterez pas faire attendre vos invités.

Cela pourrait générer un fort mécontentement et ternirait leur vision globale de votre évènement.  Rappelez-vous que la première impression est primordiale.
Quel est donc le meilleur moyen d’accueillir vos invités de manière fluide et efficace ?

Solution d’inscription : pour connaître vos invités

Préparation et organisation en amont de vos événements sont les clés du succès. Pour cela, utilisez un système d’inscription et d’invitation en ligne qui vous permettra de poser des questions à vos invités et de leur délivrer des informations utiles en amont. Il est important de savoir qui seront vos participants en amont afin de préparer au mieux leur arrivée (comptoirs, personnels d’accueil, signalétique, goodies, etc.)

Astuce :  Demandez-leur de d’imprimer leur invitation pour le jour J. L’accueil en sera facilité.

Listes de présences  = engorgement

Il est difficile de renoncer à cette pratique qui constitue au delà d’un certain nombre de participant un réel frein au flux de gestion de particpants et une perte de temps…

Adopter les nouvelles technologies : informations et fluidité

Comment être sûr d’identifier facilement et rapidement vos invités à leur arrivée ? Sont-ils VIP, doivent-ils être orientés vers une personne particulière, un secteur ? Bénéficient-ils d’un traitement ou package particulier ?

Les tablettes équipées d’une application d’accueil permettent un accès plus fluide certaines permettront de scanner un QR-Code sur les e-badges et de les guider au travers de l’événement.

Renoncer aux comptoirs Alphabétiques : choisir des thèmes

Gestion de participantsSelon les informations collectés au préalable, nous recommandons d’organiser les comptoirs d’accueil par thèmes et non seulement par ordre alphabétique. De cette manière, les invités seront mieux orientés.

Par exemple, créez une section pour ceux qui sont détenteurs d’une invitation et une autre qui s’occupera uniquement des exceptions. Les exceptions sont souvent la cause des longues files d’attente alors que les hôtesses auraient pu enregistrer deux ou trois participants dans l’intervalle.

Par ailleurs, il est toujours du meilleur effet d’avoir un comptoir dédié – vous ne souhaitez sûrement pas faire attendre vos VIPs, intervenants, sponsors, journalistes, etc. !

Astuce n°1 : Avoir une hôtesse pour chaque tâche s’est avérée être une bonne méthode. Les invités ont moins l’impression d’attendre et, comme chaque membre du personnel a un rôle spécifique, ils peuvent exceller dans leur tâche et accélèrent significativement le contrôle.

Astuce n° 2 : Désignez un membre de votre personnel pour coordonner les files d’attente. Pendant les moments les plus chargés, demandez à votre coordinateur de passer dans les rangs et d’informer, diriger les invités vers le comptoir approprié.

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