Comment organiser une réunion efficace ?

Comment organiser une réunion efficace ?On reproche parfois aux entreprises de souffrir de « réunionite aiguë », cette tendance à organiser des réunions de manière systématique. Pas question, pour autant, de stigmatiser la réunion car elle permet bien souvent de faire avancer des projets et de mutualiser des idées. Elle se prête aussi à des cadres variés : réunion d’entreprise classique, journée d’étude, séminaire d’entreprise, etc.

Mais comment organiser une réunion efficace, qui soit à la fois intéressante et productive ? Voici quelques conseils pour y parvenir.

Une réunion réussie est celle qui se justifie

Pour organiser une réunion efficace, vous devez d’abord lui donner un sens. Très souvent, les réunions sont planifiées de manière régulière sans nécessairement être justifiées par les dossiers en cours. Cela représente une vraie perte de productivité pour l’entreprise car n’oublions pas qu’une réunion peut mobiliser une équipe entière pendant une heure voire plus.

Prenez quelques minutes avant d’envoyer les invitations pour décider si la réunion se justifie vraiment. Si c’est le cas, n’hésitez pas à établir un ordre du jour qui permettra à chacun de se préparer sur les sujets qui vont être abordés. C’est aussi un excellent moyen de structurer le temps de parole pour aller à l’essentiel.

Fixez un objectif précis

Une réunion efficace a un objectif final : elle doit permettre de faire avancer un projet, d’annoncer des décisions importantes, d’échanger des idées ou de résoudre des conflits… Là encore, essayez de définir rapidement sur quelles actions doit déboucher la réunion.

Pensez aussi à faire un compte-rendu des débats a posteriori, transmis à tous les participants. Il sera utile pour mettre chacun sur un pied d’égalité et fixer une feuille de route pour la suite.

Organiser une réunion agréable

Une réunion distrait les salariés de leurs tâches habituelles, elle ne doit donc pas représenter pour eux une perte de temps. Commencer à l’heure, ne pas se disperser, ne pas dépasser le créneau prévu pour la réunion, autant de gages d’efficacité.

Mais le succès d’une bonne réunion réside aussi dans l’attention que vous portez à ce qui l’entoure :

  • Faire en sorte que chacun soit bien assis ;
  • S’assurer que l’éclairage soit suffisant ;
  • Faire en sorte que la restauration soit prévue si nécessaire. Ce point est primordial si votre réunion entre dans le cadre plus vaste d’un séminaire d’entreprise ou d’un colloque. Si le restaurant est bien choisi, il vous garantira une logistique fluide sans temps mort lors du service et le repas favorisera les échanges.

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