CONDITIONS GENERALES DE VENTE SERVICE GROUPE

English Version -

La confirmation de réservation du client implique son adhésion sans réserve aux présentes conditions générales. Ces conditions générales de ventes prévalent à toutes conditions générales d'achat du client ou tout document émanant de celui-ci. La proforma associée aux conditions générales de ventes forme un ensemble indissociable.

1- Confirmation / Garantie de réservation

Par sa seule signature de la proforma, le client confirme définitivement sa réservation pour la(les) date(s) indiquée(s) sur la proforma et l'acceptation de nos conditions générales de vente.

2- Versement de l'acompte

Le règlement d'un acompte est exigé au moment de la signature de la proforma.
Le montant de l'acompte est défini sur la proforma et correspond à la totalité de la prestation dans la majorité des cas.
Ideal Meetings & Events se réserve le droit d'annuler la manifestation sans aucune indemnité en cas de non réception de la proforma signée par le client et/ou du règlement de(s) l'acompte(s), ainsi qu'en cas de défaut de paiement par le client de factures correspondant à des prestations antérieurement fournies.

3- Modalités de paiement

L'éventuel solde de la prestation est payable avant la prestation sauf mention contraire précisée sur la proforma.
En vertu de la loi du 31/12/1992, tout règlement différé entraînera l'application d'un intérêt de retard égal à 1,5 fois le taux d'intérêt légal.

4- Changement / Annulation

Tout changement de nombre de personne, de date, annulation totale ou partielle doit faire l'objet d'un écrit envoyé par télécopie et email à IDEAL Gourmet.
Les Frais relatifs aux changements du nombre de personnes, de date, à l'annulation totale ou partielle de l'évènement dépendent du lieu ou se déroule l'évènement :

Repas simple, sans privatisation ou espace semi privatif, dans un restaurant :
- Le nombre minimal de convives facturés est défini 72h ouvrables avant la prestation par le client. Sans écrit du client avant cette date, le client sera redevable au minimum du nombre de convives indiqués sur la Proforma.
- Le report de date d'un évènement est possible sous conditions. En effet, l'acceptation par le partenaire d'IDEAL Gourmet est indispensable. IDEAL Gourmet négociera au mieux des intérêts du client les frais de report.

Les frais maximum auxquels s'engage le client :
- Annulation plus de 30 jours avant la prestation : Frais de dossier 100€ HT
- Annulation moins de 30 jours avant la prestation : 25% du total dû
- Annulation moins de 15 jours avant la prestation : 50% du total dû
- Annulation moins de 72h avant la prestation : 100% du total dû

L'annulation est possible moyennant les frais suivant :
- Annulation plus de 30 jours avant la prestation : Frais de dossier 100€ HT
- Annulation moins de 30 jours avant la prestation : 25% du total dû
- Annulation moins de 15 jours avant la prestation : 50% du total dû
- Annulation moins de 72h avant la prestation : 100% du total dû

Réservation en privatisation, espace privatif ou semi privatif dans un restaurant
- Le nombre minimal de convives facturés est défini 72h ouvrables avant la prestation par le client. Il ne peut être inférieur au nombre minimum payant mentionné sur la Proforma.
- Le report de date d'un évènement est possible sous conditions. En effet, l'acceptation par le partenaire d'IDEAL Gourmet est indispensable. IDEAL Gourmet négociera au mieux des intérêts du client les frais de report.

Les frais maximum auxquels s'engage le client :
- Annulation plus de 30 jours avant la prestation : Frais de dossier 500€ HT
- Annulation moins de 30 jours avant la prestation : 25% du total dû
- Annulation moins de 15 jours avant la prestation : 50% du total dû
- Annulation moins de 8 jours avant la prestation : 100% du total dû

L'annulation est possible moyennant les frais suivant :
- Annulation plus de 30 jours avant la prestation : Frais de dossier 500€ HT
- Annulation moins de 30 jours avant la prestation : 25% du total dû
- Annulation moins de 15 jours avant la prestation : 50% du total dû
- Annulation moins de 8 jours avant la prestation : 100% du total dû

Réservation chez un croisiériste, cabaret, hôtelier, lieu événementiel, traiteur, bus, artiste.
Les conditions d'annulations et de modifications de ces prestataires étant moins souples que les conditions IDEAL Gourmet, ce sont les conditions spécifiques à ces prestataires qui s'appliquent. L'acceptation de la proforma ou le paiement d'un acompte implique l'acceptation des conditions d'annulation et de modification du prestataire. Les conditions spécifiques du prestataire vous sont communiquées par votre Chef de Projet sur simple demande.

Dans certains cas de figure, lorsqu'il est expressément demandé par le Client de confirmer une réservation, IDEAL Gourmet s'engage au nom du Client et règle un acompte pour bloquer l'espace en question. Dans ce cas, le Client s'engage de son côté, en cas d'annulation et/ou de modification, à rembourser à IDEAL Gourmet les acomptes versés pour son compte et à sa demande et pour confirmer son évènement.
A noter que lorsque le montant des frais d'annulation sont négociés à la baisse par Ideal Meetings & Events (par rapport aux conditions validées par le client), Ideal Meetings & Events facture 10%HT du montant TTC économisé par le Client.

5- Facturation, Délai de paiement et Pénalités de retard

IDEAL Gourmet adresse par mail au client une facture après la prestation. Le client a 24h ouvrée pour faire part de ces éventuels commentaires par écrit. Passé ce délai, la facture ne pourra en aucun cas être modifiée et le client sera redevable de l'éventuel solde porté sur la facture.
Les prix Hors Taxes et Toutes Taxes Comprises sont susceptibles d'être modifié par IDEAL Gourmet en cas de changement de taux de TVA applicable entre le jour de la commande et la date de facturation.
La date du règlement est indiquée sur la facture finale. A défaut, le paiement doit être fait comptant.
Tout retard de paiement sera sanctionné par des pénalités de 14% l'an auquel se rajoute une indemnité forfaitaire de recouvrement de 100€ HT. Aucun escompte pour paiement anticipé ne sera accordé.
Si la facture fait apparaître un trop payé de la part du client, ce montant sera utilisable pendant 10 ans par le client pour paiement de futures prestations. Un remboursement au client est possible moyennant des frais administratif de 150€ HT.

6- Réclamation du client

Toute réclamation relative au déroulement de la prestation devra être portée à la connaissance d'IDEAL Gourmet par écrit et dans un délai de 24h ouvré à compter de la date de réalisation de la prestation.

7- Assurances – Responsabilités – Droits

Le client s'engage à faire un usage en bon père de famille de l'espace qui lui sera éventuellement mis à sa disposition.
Le client est seul responsable des prestations effectuées par des tiers auxquels il aura fait éventuellement appel sans l'intermédiaire d'IDEAL Gourmet.
En outre, le client sera tenu responsable de tout dommage, de toute dégradation, de toute disparition, de tout acte de vandalisme qui pourrait survenir du fait de l'occupation des locaux et/ou du fait des participants et/ou du personnel dont il a la charge.
Lorsque le client signe état des lieux d'entrée et/ou de sortie, il engage sa responsabilité et celle de son entreprise concernant d éventuel dégâts/dégradations.
Enfin, si le client diffuse/écoute de la musique, il est en charge de la déclaration SACEM/SPRE et du paiement des éventuels droits d'auteurs ou de diffusions.

8- Loi applicable

La loi applicable est la loi française. En cas de différent entre les parties sur l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes, les parties s'efforceront d'y mettre un terme amiable. A défaut, les tribunaux de paris seront seuls compétents.
Tout rajout manuscrit à la proforma sera réputé non valable. Toute modification de la proforma, après signature de celle-ci, devra faire l'objet d'un écrit l'acceptant de la part d'IDEAL Gourmet.

Conditions d'annulation et de report spécifiques à IDEAL Meetings & Events

1/ Annulation totale et report :

En cas d'annulation totale d'un événement ayant fait l'objet d'une confirmation par le Client, les frais suivants seront appliqués par IME au titre de son intermédiation :
10 % HT du montant TTC total de l'événement confirmé avec un minimum de 150 € HT.

2/ Annulation partielle :

En cas d'annulation partielle d'un événement déjà confirmé, IME se réserve le droit de facturer les frais suivants au Client :
10 % HT du montant TTC de la quote-part annulée (correspondant à la différence entre le montant du devis validé et la facture ou reddition de compte finale).

Négociation des conditions d'annulation fournisseurs

Si le Client demande à IME de négocier pour son compte les frais d'annulation du/des fournisseur(s), les frais suivants seront facturés par IME :
50 % HT du montant HT économisé par le Client sur les frais d'annulation du fournisseur.

Précisions sur le champ d'application de la force majeure

Dans l'hypothèse où un événement confirmé par le Client ne pourrait pas avoir lieu aux dates prévues, les critères de la force majeure définis par l'article 1218 du code civil étant caractérisés au moment de l'événement et obligeant le Client et/ou le Fournisseur à l'annuler, IME appliquera toutefois les frais liés à ses conditions d'annulation au titre de son intermédiation.

GENERAL SALES CONDITIONS FOR GROUPS

This is a translated version of the general sales conditions. The original version is in French and if there is a disagreement on interpretation of the conditions, the French version will be referred to.

When a customer confirms his/her booking, it implies agreeing to the present general sales conditions with no exceptions. These sales conditions take precedence over the customer's buying conditions or any document resulting from those. The proforma invoice is coupled to the general sales conditions at all times.

1- Confirmation / Booking guarantee

By signing his proforma invoice, the customer confirms reservation for the date or dates mentioned in the proforma invoice and accepts the general sales conditions.

2- Downpayments

Making a downpayment is required when signing a proforma invoice. The amount of the downpayment is mentioned on the proforma invoice and in most cases it matches the total amount to be paid for the event. Ideal Meetings & Events has the right to cancel the event with no compensation if the signed proforma invoice is not received or if downpayment has not been received. The same applies if the customer did not pay any previous event organized by Ideal Meetings & Events.

3- Payment modes

If there is a remaining event to be paid, it should be paid before the event if nothing else is mentioned on the proforma invoice. According to the law from 31.12.1992, all late payments will generate payment of an interest rate for late payments, amounting to 1,5 times the legal interest rate.

4- Modifications/Cancellations

All changes to number of people, dates, total or partial cancellations should be notified in writing to Ideal Meetings & Events by email. All costs related to changes of number of people, date, total or partial cancellation of event depend on the venue for the event :

Meal, no privatisation or semi privatisation, in a restaurant, with no mention of minimum number of guests on proforma invoice :
- Minimum number of customers to invoice is decided 72h prior to event by the customer. With no written information submitted by the customer before that point in time, customer will have to pay for the minimum of guests indicated on proforma invoice.
- Changing the date for an event is possible under certain conditions. Ideal Meetings & Events's partner has to accept the change. Ideal Meetings & Events will negotiate cost of date change in the best interest of the customer.

Maximum costs customer will be liable for:
- Cancellation over 30 days before event : administrative costs of 100 € tax excl
- Cancellation less than 30 days before event: 25% of total amount
- Cancellation less than 15 days before event: 50% of total amount
- Cancellation less than 72h before event: 100% of total amount

- Cancellation over 30 days before event : administrative costs of 100 € tax excl
- Cancellation less than 30 days before event: 25% of total amount
- Cancellation less than 15 days before event: 50% of total amount
- Cancellation less than 72h before event: 100% of total amount

Cancellation is possible with the following costs :
- Cancellation over 30 days before event : administrative costs of 100 € tax excl.
- Cancellation less than 30 days before event: 25% of total amount
- Cancellation less than 15 days before event: 50% of total amount
- Cancellation less than 72h before event: 100% of total amount

Booking with privatisation, private room or semi privatisation in a restaurant :
- Minimum number of customers to invoice is decided 72h prior to event by the customer. The minimum number of guests cannot be less than the minimum of guests indicated on proforma invoice.
- Changing the date for an event is possible under certain conditions. Ideal Meetings & Events's partner has to accept the change. Ideal Meetings & Events will negotiate cost of date change in the best interest of the customer.
Maximum costs customer will be liable for:
- Cancellation over 30 days before event : administrative costs of 500 € tax excl.
- Cancellation less than 30 days before event: 25% of total amount
- Cancellation less than 15 days before event: 50% of total amount
- Cancellation less than 8 days before event: 100% of total amount

Cancellation is possible with the following costs : - Cancellation over 30 days before event : administrative costs of 500 € tax excl.
- Cancellation less than 30 days before event: 25% of total amount
- Cancellation less than 15 days before event: 50% of total amount
- Cancellation less than 8 days before event: 100% of total amount

Booking on a cruise, at a cabaret, hotel, event organising location, bus, artist. Cancellation and modification conditions for those providers are not as flexible as Ideal Meetings & Events's, these providers specific conditions shall apply. Accepting the proforma invoice or making a downpayment means accepting cancellation or modification conditions from the provider. Specific provider conditions will be forwarded to you upon request by your account manager.

In certain cases, when the customer is expressly asked to confirm a booking, Ideal Meetings & Events will make a downpayment in the customer's name. In that case, the customer will, if there is a cancellation or modification, reimburse Ideal Meetings & Events for all the downpayments made in the customer's name and at the customer's request, to confirm the event.

5- Invoicing, payment deadlines and delayed payment penalty

Ideal Meetings & Events will send the customer an invoice by email after the event. The customer has 24 hours to comment the invoice in writing. After 24 hours, the invoice cannot be modified and the customer shall pay the amount mentioned on the invoice.
Tax exclusive and tax inclusive prices can be modified by Ideal Meetings & Events if the VAT rate changes between the date for the order and the invoicing date. Payment date is indicated on final invoice. If not, payment shall be immediate. All late payments will generate a penalty of 14% per annum, to which shall be added a 100 € administrative fee. No discount for early payment will be possible. If the invoice mentions an additional payment from the customer's side, this amount can be used for a period of 10 years by the customer. The customer can also be reimbursed but then a 150 € administrative fee will be deduced.

6- Complaints by customers

Any complaint about the service or the event shall be notified in writing and within 24 hours of the event.

7- Insurance - Accountability - Rights

The customer will make responsible use of the venue used for the event. The customer is accountable for all services provided by third parties, independently from Ideal Meetings & Events. The customer will be held accountable for all damage, theft, degradation incurred at the venue as a result of customer's use of it, participant's use of it or personnel under customer's responsibility. If the customer listens to/plays music, the customer is in charge of declaring that to Sacem/Spre (copyright authorities) and of paying potential royalties/fees.

French law is applicable. If there is disagreement on interpretation, application of the present sales conditions, parties will endeavour to find an amicable solution. If such a solution is not found, Paris courts are competent.
If anything hand written is added to the proforma invoice, it will be null and void. All modification of the proforma invoice, once it is signed, will have to be accepted by Ideal Meetings & Events in writing.

IDEAL Meetings & Events specific cancellation and reporting conditions

1 / Total cancellation and postponing:

In the event of total cancellation of an event that has been confirmed by the Customer, the following costs will be applied by IME as part of its intermediation:
10% excluding tax of the total amount including tax of the confirmed event with a minimum of € 150 excluding tax.

2 / Partial cancellation:

In the event of partial cancellation of an already confirmed event, IME reserves the right to invoice the following costs to the Client:
10% before tax of the amount including tax of the canceled share (corresponding to the difference between the amount of the validated quote and the invoice or final account rendering).

Negotiation of supplier cancellation conditions

If the Customer requests IME to negotiate on its behalf the cancellation costs of the supplier (s), the following costs will be invoiced by IME:
50% HT of the amount HT saved by the Customer on the supplier's cancellation costs.

Details on the scope of force majeure

In the event that an event confirmed by the Client could not take place on the scheduled dates, the force majeure criteria defined by article 1218 of the Civil Code being characterized at the time of the event and obliging the Client and / or the Supplier to cancel it, IME will however apply the costs related to its cancellation conditions as part of its intermediation.